Politiques et règlements

POLITIQUES ET RÈGLEMENTS

Les règlements originaux de l’AQVL étant introuvables, voici une version mise à jour de ce qui en restait sur l’ancien site internet de l’association.

POLITIQUES ET RÈGLEMENTS

DE

L’ASSOCIATION QUÉBÉCOISE DE VOL LIBRE

Version du 29 mars 2018

 

1. Convocation des membres à l’Assemblée générale annuelle (AGA)

Objectif

S’assurer que le processus démocratique soit respecté et que chaque membre ait suffisamment de temps pour être avisé de la rencontre afin de pouvoir l’inscrire à son agenda et y être présent.

Processus

  • L’avis de convocation est envoyé par courriel à chaque membre au moins un mois avant la date de la rencontre.
  • L’avis indique clairement la date, le lieu et l’heure de cette rencontre.
  • Un ordre du jour des sujets à discuter à cette rencontre accompagne cet avis.
  • Un formulaire de mise en candidature accompagne cet avis.

2. Quorum de l’Assemblée générale annuelle (AGA)

Objectif

S’assurer que le processus démocratique soit respecté en ayant un nombre suffisant de membres présents à l’Assemblée générale annuelle.

Quorum

  • À moins que la Loi ou l’acte constitutif n’exigent un quorum différent à une assemblée des membres, la présence de 15 membres constitue un quorum pour une telle assemblée. Lorsque le quorum est atteint à l’ouverture d’une assemblée des membres, les membres présents peuvent procéder à l’examen des affaires de cette assemblée, nonobstant le fait que le quorum ne soit pas maintenu pendant tout le cours de cette assemblée.
  • Une liste des membres présents est constituée.

3. Élection des membres du Comité exécutif

Objectif

S’assurer que le processus démocratique soit respecté.

Processus

  • Lors de la convocation à l’Assemblée générale annuelle, un avis de demande de candidature est expédié à chaque membre.
  • La personne intéressée doit expédier sa mise en candidature avant la date limite indiquée sur le formulaire de mise en candidature.
  • Les candidatures se font par écrit, au plus tard à la date de l’assemblée générale annuelle.
  • Si au moment de l’assemblée, il y a plus d’une candidature écrite, l’élection se fait par scrutin postal.
  • Si au moment de l’assemblée, il y a une seule candidature écrite, le candidat est déclaré élu par acclamation.
  • Si au moment de l’assemblée, il n’y a aucune candidature écrite, l’élection se fait à main levée parmi les personnes présentes qui se portent candidates.

4. Abolition du Conseil d’administration (CA)

Objectif

Éliminer un niveau administratif mal défini et peu efficace.

Historique

À l’origine, le Conseil d’administration avait été mis sur pied par crainte que les membres du Comité exécutif proviennent du même club et pour éviter qu’il y ait un conflit d’intérêts.
Par la suite ce CA a surtout été composé des divers propriétaires d’écoles et de représentants de clubs qui étaient nommés d’office.

Abolition

Vu le peu d’intérêt des membres du CA, qui sont d’ailleurs rarement présents aux réunions de l’Assemblée générale annuelle de l’Association et habituellement absents des réunions du CA, il a été voté à l’AGA de novembre 1999 d’abolir le CA tel qu’on le connaît.

Date de mise en vigueur: 13 novembre 1999

5. Rémunération des membres du Comité exécutif (CE) et des comités

Objectif

Favoriser de façon équitable la participation du plus grand nombre de membres possible aux affaires de l’Association.

Situation

Les membres du comité exécutif ne sont pas rémunérés. Ce sont des bénévoles qui donnent de leur temps pour l’avancement et la promotion du vol libre au Québec.

Historique

Au cours des années 1998 et 1999, les membres du CE n’avaient pas à payer leur cotisation à l’AQVL. Cette situation était vue comme une marque d’appréciation pour leur travail et leur implication. Toutefois cette décision a été renversée à l’AGA de novembre 1999. En effet, certains membres bénévoles d’autres comités travaillent parfois aussi fort que les membres de l’Exécutif et doivent payer leur cotisation, ce qui n’est pas très équitable.

6. Remboursement des frais encourus

  • Évidemment les frais encourus pour l’Association sont remboursés. Le kilométrage pour les réunions du CE est remboursé au taux de 0.10 $ le km, suite à une décision de l’AGA de 1997 et est passé à 0.20 $ du km en 2012 (à entériner). Le remboursement de dépenses pour des repas est accordé sous présentation de factures ou reçus jusqu’à concurrence d’un maximum de 8 $ par repas. En 2012, cette somme est passée à 12$ par repas et jusqu’à 20 $ dans le cas d’un souper.
  • Exceptionnellement, le trésorier peut envoyer un chèque pour le remboursement de dépenses faites pour l’AQVL avant la réception de la pièce justificative. Ceci peut se faire pour un service déjà rendu ou pour une dépense immédiate de montant connu et ce, pour des dépenses qui ont déjà été acceptées par l’exécutif uniquement.
  • Les frais seront remboursés sous réserve de l’approbation du trésorier.
    Date de révision: 2012 (ajustement des sommes remboursables)

7. Dédommagement de membres de l’AQVL pour assister aux AGA.

Objectif

Inciter les membres éloignés à participer aux AGA.

Remboursement

Les clubs (1 véhicule par club), ainsi que tout groupe de 4 membres voyageant ensemble, ont droit à un dédommagement monétaire de 0.10$ du km (à partir du lieu de résidence du conducteur du véhicule) afin de se rendre à l’AGA. Cette loi doit apparaître sur la convocation à l’AGA. L’exécutif de l’AQVL se réserve le droit de refuser toute indemnisation jugée abusive.

Date de mise en vigueur: 5 février 2006

8. Subvention pour les compétitions

Objectif

Améliorer le calibre des pilotes par des rencontres où la compétition permettra de nouveaux échanges d’expériences et de connaissances.

Montant accordé et conditions d’obtention

  • Un montant de 700 $ peut être accordé pour l’organisation d’une compétition locale se déroulant au Québec (sanctionnée ou non).
  • Un montant de 1000 $ peut être accordé pour l’organisation d’une compétition de niveau national (canadienne) ou international se déroulant au Québec.
  • Un montant total maximal de 3000 $ par année est dédié à cette politique.
  • La compétition doit respecter la règlementation aérienne canadienne.
  • La compétition doit être ouverte à tous les pilotes ayant le niveau et les certifications exigées par les organisateurs.
  • Une rencontre amicale est exclue d’une telle subvention.
  • La demande doit être faite au plus tard 15 jours avant la fin de l’année civile, soit le 15 décembre.
  • Une entente d’avance de fonds pourrait être accordée dans certains cas.
  • L’exécutif doit respecter l’ordre chronologique des demandes durant l’année.
  • L’acceptation de l’aide financière et le montant octroyé sont conditionnels à la présentation et à l’analyse du projet par le comité exécutif de l’AQVL.
  • Les dispositions de la politique adoptées ici remplacent ce qui existait antérieurement concernant ce sujet dans les règlements et politiques de l’AQVL.

Adopté en AGA le 18 mars 2018

9. Subvention pour des évènements sociaux de vol libre

Objectif

Encourager les évènements sociaux de vol libre.

Montant accordé et conditions d’obtention

9.1 Un montant de 400 $ peut être accordé à l’organisateur d’un évènement social de vol libre selon les conditions qui suivent:

  • L’évènement doit être ouvert à tous les membres de l’Association Québécoise de Vol Libre.
  • Le but principal de l’évènement doit être de voler durant la journée.
  • L’exécutif doit recevoir un compte rendu de l’évènement pour une publication éventuelle.
  • La demande de remboursement doit être faite au plus tard 15 jours avant la fin de l’année civile, soit le 15 décembre.

L’acceptation de la demande est conditionnelle à la présentation et à l’analyse du projet par le comité exécutif.Date de révision : 2018 (selon document surligné de Christian Grenier)

10. Politique d’investissement en infrastructure

Objectif

Cette politique vise à favoriser l’amélioration des infrastructures permettant la pratique du vol libre au Québec.

Conditions d’obtention

  • Le projet peut concerner la création d’un tout nouveau site de vol ou l’amélioration d’un site existant.
  • Nous entendons par SITE DE VOL un lieu (incluant, par exemple, une combinaison d’un terrain de décollage, d’atterrissage et son chemin d’accès) où la communauté peut pratiquer le vol libre en sécurité* et à un coût raisonnable (*se référer au chapitre 1 du document RECOMMANDATIONS DE SÉCURITÉ DE L’AQVL).
  • Les pilotes locaux ou le club local sont responsables de la réalisation du projet.
  • Les infrastructures et les travaux suivants pourraient être acceptés: rampe de décollage, mât pour manche à air et/ou station météo, station météo, terrassement, drainage, amélioration d’un chemin d’accès au site de vol, émondage ou tout autre projet dont le Comité exécutif de l’AQVL serait convaincu de la pertinence.
  • Un montant maximal de 1500 $ pourra être attribué à un nouveau site
  • Un montant maximal de 750 $ pourra être attribué à un site existant.
  • Une seule subvention pourra être octroyée par année, par site.
  • L’acceptabilité de la demande et le montant de la subvention seront déterminés par le Comité exécutif de l’AQVL sur présentation du projet (description des interventions) accompagnée d’un montage financier sommaire et de soumissions d’entrepreneurs, s’il y a lieu.
  • La demande devra être faite AVANT le début des travaux. Le remboursement se fera sur présentation des factures. Une entente d’avance de fonds pourrait être accordée sur demande.
  • Le montant annuel attribué à cette politique ne pourra pas dépasser 6 000 $.
  • Dans le cas où trop de demandes seraient présentées, le Comité exécutif de l’AQVL choisira les projets les plus urgents ou utiles à la communauté.
  • Les dispositions de la politique adoptées ici remplacent ce qui existait concernant ce sujet.

Adopté en AGA le 18 mars 2018

11. Programme encourageant l’obtention du HAGAR (RAVOL)

Objectif

Ce programme vise à encourager les pilotes à se conformer aux exigences de Transport Canada concernant le vol libre en espace aérien contrôlé. Ceci pour des raisons de légalité et de bonnes relations avec Transport Canada (pour faire reconnaître et respecter nos droits), mais surtout pour favoriser la sécurité de nos membres dans un contexte de développement du vol voyage et d’augmentation du trafic aérien.

  • Une formation annuelle de préparation au passage de l’examen HAGAR (REVOL) sera organisée aux frais de l’AQVL.
  • Cette formation doit être accessible pour les pilotes en région, par exemple en la donnant à distance via les technologies de communication ou par déplacement d’un formateur en région.
  • L’acceptation de l’offre de formation est conditionnelle à la présentation et à l’analyse du projet par le comité exécutif de l’AQVL.

Adopté à l’AGA du 18 mars 2018

12. Programme encourageant la formation en radiocommunication

Objectif

Ce programme vise à encourager les pilotes à obtenir le certificat restreint d’opérateur de radio aéronautique.

  • Une formation annuelle sera organisée aux frais de l’AQVL.
  • Cette formation doit être accessible pour les pilotes en région, par exemple en la donnant à distance via les technologies de communication ou par déplacement d’un formateur en région.
  • L’acceptation de l’offre de formation est conditionnelle à la présentation et à l’analyse du projet par le comité exécutif de l’AQVL

Adopté à l’AGA du 18 mars 2018

13. Politique d’aide aux pilotes participant à des compétitions à l’étranger

Objectif

Ce programme vise à encourager les pilotes à participer à des compétitions à l’étranger.

Conditions d’obtention

  • La politique consiste en un remboursement, total ou partiel, des frais d’inscription encourus pour une compétition tenue à l’étranger.
  • Un montant total maximal de 500$ dollars par année est dédié à l’application de cette politique.
  • Le montant maximal de remboursement par demande est de 100$.
  • Un membre peut présenter un maximum de 3 demandes de remboursement par année.
  • Les factures d’inscriptions doivent être envoyées à l’AQVL (originale, numérisation ou photo de la facture) au plus tard le 15 décembre de l’année de la compétition.
  • À la fin de l’année, nous procédons à un tirage au sort. Les factures pigées, jusqu’à ce qu’un montant de 500$ soit atteint, sont remboursées.
  • L’acceptation de la demande est conditionnelle à l’analyse du dossier par le comité exécutif de l’AQVL.

Adopté à l’AGA du 20 mars 2016
Amendé à L’AGA du 18 mars 2018 (100$ max et 3 demandes max)